نرم افزار مدیریت اسناد که با نام انگلیسی  Document Management System  و مخفف آن  DMS  هم شناخته می شود با هدف پاسخگویی به نیازهای شرکت ها و سازمانهای بزرگ توسط شرکت راهکار آرتین طراحی و تولید شده و با الگو پذیری از برخی نرم افزارهای شاخص خارجی توانسته به نیازهای مطرح در این زمینه به خوبی پاسخ دهد. نرم افزار مدیریت اسناد آرتین تا حد امکان در قسمت های مختلف به صورت داینامیک و قابل انطباق با نیازهای جدید طراحی شده و با قابلیت جداسازی بخش های مختلف مدیریتی کمک شایانی به مدیریت مجزای اسناد این بخش ها می کند در ادامه به اختصار با بعضی از قابلیت ها و امکانات این نرم افزار آشنا می شویم.

مدیریت اسناد

امکانات تخصصی

  • تعریف بخش های سازمانی (معاونت ها)

  • امکان تعیین دسترسی کاربران به بخش های مختلف سازمان

  • تعیین بخش جاری هنگام ورود به نرم افزار و تغییر آن بعد از ورود در صورت نیاز

  • بدیهی است هر کاربر لیست بخش های را که دسترسی به آنها دارد را مشاهده می نماید.

  • امکان تعریف درختواره های مجزا برای دسته بندی مدیا و مستندات به ازاء هر بخش

بایگانی مدیا

  • امکان تعریف درختواره چینش مدیا (فیلم و عکس) مجزا به ازاء هر بخش  

  • تعیین شناسه یکتا در سطح کل نرم افزار به صورت خودکار برای هر مدیا ثبت شده در نرم افزار

  • فیلدهای عنوان ، نوع موضوع ، شرح و تگ های مختلف از قبیل اصلی ، مطلوب ، روزانه و …

  • امکان مشاهده پیش نمایش تصاویر در نرم افزار

  • امکان آپلود تکی و دسته ای تصاویر و فیلمها

  • ثبت خودکار تاریخ ثبت و تاریخ آخرین ویرایش اطلاعات هر مدیا

  • ثبت خودکار کاربر ثبت کننده و آخرین کاربر ویرایشگر اطلاعات هر مدیا

  • ثبت تهیه کننده و تاریخ تهیه

بایگانی مدیا

بایگانی مستندات

  • امکان تعریف درختواره موضوعی مستندات مجزا به ازاء هر بخش

  • انتخاب یک درختواره اصلی و بی نهایت درختواره فرعی برای هر سند

  • امکان جستجوی اسناد به ازای تمام درختواره های فوق الذکر

  • تعیین شناسه یکتا در سطح کل نرم افزار به صورت خودکار برای هر سند ثبت شده درنرم افزار

  • امکان پر کردن فیلد سند(عنوان) با عنوان های ثابت تعریف شده که به ازای هر بخش قابل تعریف می باشند

  • فیلدهای تکمیلی شرح ، تهیه کننده و تاریخ تهیه

  • امکان بارگذاری یک یا چند فایل برای هر سند

  • امکان مشاهده پیش نمایش فایل های پی دی اف و عکس در نرم افزار

  • امکان ایجاد ارتباط بین سند و سایر اسناد و مدیاهای ثبت شده در نرم افزار

  • مشاهده بایگانی های مرتبط شده از طریق همین فرم

  • ثبت خودکار تاریخ ثبت و تاریخ آخرین ویرایش اطلاعات هر سند

  • ثبت خودکار کاربر ثبت کننده و آخرین کاربر ویرایشگر اطلاعات هر سند

  • امکان محرمانه کردن اسناد به طوری که فقط افراد دارای دسترسی محرمانه بتوانند به آن اسناد دسترسی پیدا کنند.

مستندات
امنیت دسترسی

امکانات عمومی

  • تعریف اشخاص و اطلاعات تماس جهت استفاده در فرم های دیگر

  • تعریف کاربر و تعیین کلمه عبور

  • تعیین حقوق دسترسی برای انجام عملیات های مختلف در سطح نرم افزار ذخیره مشاهده حذف و …..

  • رونوشت از درختواره ، این ویژگی نرم افزار به شما امکان کپی کردن کل یا بخشی از یک درختواره را به دختواره دیگر می دهد .

  • پارامترهای نرم افزار ، در این نرم افزار امکان تغییر بسیاری از مولفه ها ، لیست ها ، انواع و … بر اساس نیازهای شرکت وجود دارد . به عنوان مثال انواع سند در هر شرکت بر اساس نیازهای شرکت قابل تعریف و تغییر است .

  • تعریف عنوان های ثابت ، از این امکان برای تعریف شرح های تکراری استفاده می شود و کاربر به جای تایپ چند باره آنها یک بار در این فرم شرح را تایپ نموده و در فرم های دیگر فقط شرح را انتخاب می کند بدیهی است بعد از انتخاب امکان تغییر این شرح ها وجود خواهد داشت برای مثال در فرم مدیا از این امکان استفاده می شود.

  • جستجوی ساده ، امکان جستجوی ساده در نرم افزار درسطح همه فیلدهای موجود در لیست .

  • جستجوی کامل و پیشرفته ، امکان جستجوی کامل و پیشرفته با حالت های مختلف به تفکیک فیلدهای مختلف موجود در لیست .

  • امکان ارسال لیست ها به اکسل .