مدیریت اسناد مهندسی آرتین
کنترل مدارک پروژه، از ثبت تا تأیید و انتشار
برای شرکت‌های مهندسی، EPC و پیمانکاری؛ مدارک پروژه، نسخه‌ها و مراحل تأیید را مدیریت کنید و دسترسی اعضای مرتبط به نسخه‌های اجرایی را مشخص کنید.
قابلیت‌های کلیدی مدیریت اسناد مهندسی
مدیریت پروژه و MDR
ثبت مشخصات مدارک و سامان‌دهی آنها به تفکیک پروژه.
کنترل نسخه‌ها
ثبت Revision و نگهداری نسخه‌های مختلف هر سند.
تأیید دو مرحله‌ای
تأیید اولیه و نهایی سند پیش از اعلام انتشار.
انتشار نسخه اجرایی
دسترسی ذینفعان به آخرین نسخه اجرایی و اعلان انتشار.
مسیر روشن برای هر مدرک پروژه
از تعریف مدرک تا انتشار نسخه اجرایی و اطلاع‌رسانی به کارگروه‌های مرتبط.
ثبت مدرک
ثبت مشخصات، نوع سند و اطلاعات موردنیاز پروژه.
ثبت نسخه
بارگذاری فایل اصلی و PDF و ثبت اطلاعات نسخه.
بررسی و تأیید
انجام تأیید اولیه و نهایی پیش از انتشار.
انتشار اجرایی
تعیین نسخه قابل استفاده برای ذینفعان پروژه.
اطلاع‌رسانی
اعلان نسخه جدید به اعضای کارگروه مرتبط.
نسخه معتبر، در اختیار افراد مرتبط
مدارک هر پروژه را با تاریخچه نسخه‌ها، وضعیت تأیید و دسترسی‌های مشخص مدیریت کنید.
-
تاریخچه نسخه‌ها
ثبت و مشاهده اطلاعات نسخه‌ها و دسترسی افراد اصلی پروژه به نسخه‌های قبلی.
-
کارگروه طراحی و اجرا
تعریف اعضای کارگروه‌ها و ارسال اعلان نسخه‌های جدید برای افراد مرتبط.
-
آخرین نسخه اجرایی
دسترسی کارگاهها و ذینفعان مجاز به آخرین نسخه اجرایی سند.
تاریخچه یک مدرک پروژه
- Rev. C
نسخه اجرایی
نسخه تأییدشده برای استفاده افراد مجاز
- Rev. B
نسخه قبلی و اطلاعات ثبت‌شده آن
- Rev. A
نسخه اولیه در تاریخچه مدرک
کدام راهکار برای شما مناسب‌تر است؟
نیاز اصلی شما بایگانی سازمانی است یا کنترل مدارک پروژه؟ کاربرد دو محصول را مقایسه کنید.
| نیاز شما | اسناد سازمانی DMS | اسناد مهندسی EDMS |
|---|---|---|
| محور بایگانی | بخش‌ها و واحدهای سازمانی | پروژه‌ها و مدارک مهندسی |
| کاربرد اصلی | سامان‌دهی اسناد، مستندات و مدیا | ثبت مدارک، مدیریت نسخه و انتشار اجرایی |
| امکانات شاخص | درختواره، جست‌وجو، محرمانگی و ارتباط مستندات | MDR، Revision، تأیید و اعلان نسخه‌های جدید |
| آشنایی بیشتر | مدیریت اسناد سازمانی | مدیریت اسناد مهندسی |
امکانات تخصصی و عمومی مدیریت اسناد مهندسی
جزئیات قابلیت‌های محصول را در هر بخش باز کنید.
امکانات تخصصی
- تعریف پروژه های مختلف و نامحدود
- امکان تعیین دسترسی کاربران به پروژه ها
- تعیین پروژه جاری هنگام ورود به نرم افزار و تغییر آن بعد از ورود در صورت نیاز
- بدیهی است هر کاربر لیست پروژه های را که دسترسی به آنها دارد را مشاهده می نماید.
- امکان تعریف درختواره های مجزا برای دسته بندی سند ، مدیا و مستندات به ازاء هر پروژه
- امکان ارتباط با ماژول اسکنر در بایگانی های مختلف
- امکان تعیین اعضای کارگروه طراحی سند در هر پروژه در فرم مربوطه به تفکیک پروژه ها افرادی که در کارگروه طراحی سند عضویت دارند را مشخص می نمایید. که کاربرد آن در فرم بایگانی سند می باشد. و به محض ثبت نسخه جدید سند در یک پروژه برای اعضای کارگروه طراحی آن پروژه آلارم ارسال می گردد.
- امکان تعیین اعضای کارگروه اجرایی سند در هر پروژه در فرم مربوطه به تفکیک پروژه ها افرادی که در کارگروه اجرایی سند عضویت دارند را مشخص می نمایید. که کاربرد آن در فرم بایگانی سند می باشد. و به محض ثبت نسخه جدید اجرایی سند در یک پروژه برای اعضای کارگروه اجرایی آن پروژه آلارم ارسال می گردد.
- امکان تعیین کاربران تایید سند در هر پروژه به تفکیک انواع سند تعریف شده در نرم افزار و تایید کننده نهایی
ثبت مشخصات MDR
- امکان ثبت مشخصات اصلی سند
- انتخاب درختواره مورد نظر برای سند
- تعیین شناسه یکتا در سطح نرم افزار به صورت خودکار برای هر سند ثبت شده درنرم افزار
- فیلدهای شماره ،عنوان سند ، نوع سند و شرح
- ثبت خودکار تاریخ ثبت و تاریخ آخرین ویرایش اطلاعات هر سند و هر نسخه سند
- ثبت خودکار کاربر ثبت کننده و آخرین کاربر ویرایشگر اطلاعات هر سند و هر نسخه سند
- امکان ثبت سند جدید با گرفتن رونوشت از اطلاعات سند جاری
- امکان تعریف و مقدار دهی فیلدهای مورد نیاز سند به ازاء هر پروژه (به صورت کاملا داینامیک) این قابلیت به شما اجازه می دهد به ازاء هر پروژه فیلدهای اختصاصی برای فرم سند در آن پروژه را تعریف و مقدار دهی کنید که در فرم اصلی قابل رویت و مقدار دهی می باشد. ضمنا تمامی فیلدهای تعریف شده قابلیت جستجو و فیلتر کردن در لیست اصلی را دارا هستند (مورد مذکور از امکانات فوق العاده مفید این نرم افزار می باشد)
- امکان دریافت آخرین نسخه ها با تفکیک نوع به صورت یکجا
ثبت نسخه های مختلف سند به همراه مشخصات Revision Submittal
- امکان آپلود و دانلود دو فایل برای هر نسخه سند (فایل اصلی و پی دی اف)
- نسخه بندی سند ها به صورت خودکار (نسخه و نسخه اجرایی)
- تعیین نوع نسخه سند (جهت بررسی و تایید، اجرا و مناقصه )
- تایید دو مرحله ای سند (اولیه و نهایی) قبل از اعلان ریلیز سند
- تعیین سطوح دسترسی مختلف برای سند
- دسترسی به آخرین نسخه اجرایی برای ذینفعان (کارگاهها)
- دسترسی به همه نسخه های قبلی برای افراد اصلی پروژه
- ارسال خودکار آلارم به اعضای کارگروه طراحی سند پس از ثبت نسخه جدید برای سند
- ثبت خودکار تاریخ ثبت و تاریخ آخرین ویرایش اطلاعات هر نسخه سند
- ثبت خودکار کاربر ثبت کننده و آخرین کاربر ویرایشگر اطلاعات هر نسخه سند
- امکان یادداشت گذاری روی سند ها و نسخه های مختلف آن
- امکان مشاهده پیش نمایش فرمت پی دی اف
یادآوری سند جهت اطلاع از آخرین اسناد ریلیز شده
- اعلام ریلیز سند جدید به کاربران نرم افزار
- اعلام ریلیز اسناد اجرایی جدید به اعضاء کارگروه اجرایی
- اعلام ریلیز همه سند ها به اعضاء کارگروه طراحی
- اعلام یادداشت گذاری روی سند ها
یادداشت گذاری روی سند
- امکان یادداشت گذاری روی سند ها و نسخه های مختلف آن
- امکان ارسال فایل پیوست و شرح کامل مشکل رویت شده
- امکان پاسخ گویی به این یادداشت ها
بایگانی مدیا
- امکان تعریف درختواره چینش مدیا (فیلم و عکس) مجزا به ازاء هر بخش
- تعیین شناسه یکتا در سطح کل نرم افزار به صورت خودکار برای هر مدیا ثبت شده در نرم افزار
- فیلدهای عنوان ، نوع موضوع ، شرح و تگ های مختلف از قبیل اصلی ، مطلوب ، روزانه و …
- امکان مشاهده پیش نمایش تصاویر در نرم افزار
- امکان آپلود تکی و دسته ای تصاویر و فیلمها
- ثبت خودکار تاریخ ثبت و تاریخ آخرین ویرایش اطلاعات هر مدیا
- ثبت خودکار کاربر ثبت کننده و آخرین کاربر ویرایشگر اطلاعات هر مدیا
- ثبت تهیه کننده و تاریخ تهیه
بایگانی مستندات
- امکان تعریف درختواره موضوعی مستندات مجزا به ازاء هر بخش
- انتخاب یک درختواره اصلی و بی نهایت درختواره فرعی برای هر سند
- امکان جستجوی اسناد به ازای تمام درختواره های فوق الذکر
- تعیین شناسه یکتا در سطح کل نرم افزار به صورت خودکار برای هر سند ثبت شده درنرم افزار
- امکان پر کردن فیلد سند(عنوان) با عنوان های ثابت تعریف شده که به ازای هر بخش قابل تعریف می باشند
- فیلدهای تکمیلی شرح ، تهیه کننده و تاریخ تهیه
- امکان بارگذاری یک یا چند فایل برای هر سند
- امکان مشاهده پیش نمایش فایل های پی دی اف و عکس در نرم افزار
- امکان ایجاد ارتباط بین سند و سایر اسناد و مدیاهای ثبت شده در نرم افزار
- مشاهده بایگانی های مرتبط شده از طریق همین فرم
- ثبت خودکار تاریخ ثبت و تاریخ آخرین ویرایش اطلاعات هر سند
- ثبت خودکار کاربر ثبت کننده و آخرین کاربر ویرایشگر اطلاعات هر سند
- امکان محرمانه کردن اسناد به طوری که فقط افراد دارای دسترسی محرمانه بتوانند به آن اسناد دسترسی پیدا کنند.
امکانات عمومی
- تعریف اشخاص و اطلاعات تماس جهت استفاده در فرم های دیگر
- تعریف کاربر و تعیین کلمه عبور
- تعیین حقوق دسترسی برای انجام عملیات های مختلف در سطح نرم افزار ذخیره مشاهده حذف و …..
- رونوشت از درختواره ، این ویژگی نرم افزار به شما امکان کپی کردن کل یا بخشی از یک درختواره را به دختواره دیگر می دهد .
- پارامترهای نرم افزار ، در این نرم افزار امکان تغییر بسیاری از مولفه ها ، لیست ها ، انواع و … بر اساس نیازهای شرکت وجود دارد . به عنوان مثال انواع سند در هر شرکت بر اساس نیازهای شرکت قابل تعریف و تغییر است .
- تعریف عنوان های ثابت ، از این امکان برای تعریف شرح های تکراری استفاده می شود و کاربر به جای تایپ چند باره آنها یک بار در این فرم شرح را تایپ نموده و در فرم های دیگر فقط شرح را انتخاب می کند بدیهی است بعد از انتخاب امکان تغییر این شرح ها وجود خواهد داشت برای مثال در فرم مدیا از این امکان استفاده می شود.
- جستجوی ساده ، امکان جستجوی ساده در نرم افزار درسطح همه فیلدهای موجود در لیست .
- جستجوی کامل و پیشرفته ، امکان جستجوی کامل و پیشرفته با حالت های مختلف به تفکیک فیلدهای مختلف موجود در لیست .
- امکان ارسال لیست ها به اکسل .
سؤالات متداول
چند پروژه را می‌توان در نرم‌افزار تعریف کرد؟
طبق امکانات معرفی‌شده محصول، تعریف پروژه‌های مختلف و نامحدود و تعیین دسترسی کاربران به پروژه‌ها امکان‌پذیر است. نیازهای استقرار و حجم اطلاعات را در جلسه معرفی بررسی کنید.
فرایند تأیید مدارک چگونه است؟
در هر پروژه می‌توان کاربران تأیید سند را به تفکیک نوع سند و تأییدکننده نهایی تعیین کرد. تأیید اولیه و نهایی پیش از اعلان انتشار سند انجام می‌شود.
انتقال مدارک فعلی چگونه بررسی می‌شود؟
ساختار فعلی شماره‌گذاری، فهرست مدارک، نسخه‌ها و فایل‌های موجود پروژه را در زمان درخواست دمو معرفی کنید تا روش ورود و سامان‌دهی اطلاعات بررسی شود.
فرایند کنترل مدارک پروژه‌تان را با ما مطرح کنید
برای آشنایی با امکانات مرتبط با نیازتان و هماهنگی نمایش نرم‌افزار، با ما تماس بگیرید.
راهکار آرتین · مدیریت اسناد مهندسی پروژه