مدیریت اسناد سازمانی آرتین
بایگانی منظم، جست‌وجوی سریع، دسترسی کنترل‌شده
اسناد، تصاویر و فیلم‌های سازمان را در یک بایگانی ساختارمند سامان‌دهی کنید. نرم‌افزار مدیریت اسناد آرتین، دسته‌بندی مستندات، مدیریت دسترسی و جست‌وجو در اطلاعات بخش‌های مختلف سازمان را در اختیار شما می‌گذارد.
قابلیت‌های کلیدی مدیریت اسناد سازمانی
بایگانی سازمانی
دسته‌بندی اسناد متناسب با بخش‌ها و واحدهای سازمان.
جست‌وجوی اسناد
جست‌وجوی ساده و پیشرفته در اطلاعات ثبت‌شده.
سطوح دسترسی
تعیین دسترسی کاربران و محرمانگی اسناد.
اسناد و مدیا
بایگانی مستندات، تصاویر و فیلمها و ارتباط میان آنها.
از ثبت سند تا بازیابی آسان
مسیر مشخصی برای ورود، دسته‌بندی و دسترسی به مستندات سازمان داشته باشید.
ثبت سند
ثبت مشخصات سند و بارگذاری یک یا چند فایل مرتبط.
دسته‌بندی
انتخاب درختواره و بخش سازمانی مرتبط با سند.
تعیین دسترسی
مشخص‌کردن سطح دسترسی و محرمانگی مستندات.
جست‌وجو و مشاهده
بازیابی سند بر اساس فیلدها و مشاهده فایل‌های پشتیبانی‌شده.
بایگانی متناسب با ساختار سازمان شما
هر بخش سازمان، بایگانی و نیازهای خودش را دارد. درختواره‌های مجزا، اطلاعات قابل تنظیم و ارتباط مستندات به مدیریت این تفاوت‌ها کمک می‌کنند.
-
بخش‌های سازمانی
تعریف بخش‌ها و تعیین دسترسی کاربران به هر بخش.
-
اسناد محرمانه
محدودکردن مشاهده اسناد محرمانه به افراد دارای دسترسی.
-
ارتباط مستندات
ایجاد ارتباط میان اسناد و مدیا و مشاهده بایگانی‌های مرتبط.
اطلاعات یک سند سازمانی
کدام راهکار برای شما مناسب‌تر است؟
نیاز اصلی شما بایگانی سازمانی است یا کنترل مدارک پروژه؟ کاربرد دو محصول را مقایسه کنید.
| نیاز شما | اسناد سازمانی DMS | اسناد مهندسی EDMS |
|---|---|---|
| محور بایگانی | بخش‌ها و واحدهای سازمانی | پروژه‌ها و مدارک مهندسی |
| کاربرد اصلی | سامان‌دهی اسناد، مستندات و مدیا | ثبت مدارک، مدیریت نسخه و انتشار اجرایی |
| امکانات شاخص | درختواره، جست‌وجو، محرمانگی و ارتباط مستندات | MDR، Revision، تأیید و اعلان نسخه‌های جدید |
| آشنایی بیشتر | مدیریت اسناد سازمانی | مدیریت اسناد مهندسی |
امکانات مدیریت اسناد سازمانی
جزئیات قابلیت‌های محصول را در هر بخش باز کنید.
امکانات تخصصی
- تعریف بخش های سازمانی (معاونت ها)
- امکان تعیین دسترسی کاربران به بخش های مختلف سازمان
- تعیین بخش جاری هنگام ورود به نرم افزار و تغییر آن بعد از ورود در صورت نیاز
- بدیهی است هر کاربر لیست بخش های را که دسترسی به آنها دارد را مشاهده می نماید.
- امکان تعریف درختواره های مجزا برای دسته بندی مدیا و مستندات به ازاء هر بخش
بایگانی مدیا
- امکان تعریف درختواره چینش مدیا (فیلم و عکس) مجزا به ازاء هر بخش
- تعیین شناسه یکتا در سطح کل نرم افزار به صورت خودکار برای هر مدیا ثبت شده در نرم افزار
- فیلدهای عنوان ، نوع موضوع ، شرح و تگ های مختلف از قبیل اصلی ، مطلوب ، روزانه و …
- امکان مشاهده پیش نمایش تصاویر در نرم افزار
- امکان آپلود تکی و دسته ای تصاویر و فیلمها
- ثبت خودکار تاریخ ثبت و تاریخ آخرین ویرایش اطلاعات هر مدیا
- ثبت خودکار کاربر ثبت کننده و آخرین کاربر ویرایشگر اطلاعات هر مدیا
- ثبت تهیه کننده و تاریخ تهیه
بایگانی مستندات
- امکان تعریف درختواره موضوعی مستندات مجزا به ازاء هر بخش
- انتخاب یک درختواره اصلی و بی نهایت درختواره فرعی برای هر سند
- امکان جستجوی اسناد به ازای تمام درختواره های فوق الذکر
- تعیین شناسه یکتا در سطح کل نرم افزار به صورت خودکار برای هر سند ثبت شده درنرم افزار
- امکان پر کردن فیلد سند(عنوان) با عنوان های ثابت تعریف شده که به ازای هر بخش قابل تعریف می باشند
- فیلدهای تکمیلی شرح ، تهیه کننده و تاریخ تهیه
- امکان بارگذاری یک یا چند فایل برای هر سند
- امکان مشاهده پیش نمایش فایل های پی دی اف و عکس در نرم افزار
- امکان ایجاد ارتباط بین سند و سایر اسناد و مدیاهای ثبت شده در نرم افزار
- مشاهده بایگانی های مرتبط شده از طریق همین فرم
- ثبت خودکار تاریخ ثبت و تاریخ آخرین ویرایش اطلاعات هر سند
- ثبت خودکار کاربر ثبت کننده و آخرین کاربر ویرایشگر اطلاعات هر سند
- امکان محرمانه کردن اسناد به طوری که فقط افراد دارای دسترسی محرمانه بتوانند به آن اسناد دسترسی پیدا کنند.
امکانات عمومی
- تعریف اشخاص و اطلاعات تماس جهت استفاده در فرم های دیگر
- تعریف کاربر و تعیین کلمه عبور
- تعیین حقوق دسترسی برای انجام عملیات های مختلف در سطح نرم افزار ذخیره مشاهده حذف و …..
- رونوشت از درختواره ، این ویژگی نرم افزار به شما امکان کپی کردن کل یا بخشی از یک درختواره را به دختواره دیگر می دهد .
- پارامترهای نرم افزار ، در این نرم افزار امکان تغییر بسیاری از مولفه ها ، لیست ها ، انواع و … بر اساس نیازهای شرکت وجود دارد . به عنوان مثال انواع سند در هر شرکت بر اساس نیازهای شرکت قابل تعریف و تغییر است .
- تعریف عنوان های ثابت ، از این امکان برای تعریف شرح های تکراری استفاده می شود و کاربر به جای تایپ چند باره آنها یک بار در این فرم شرح را تایپ نموده و در فرم های دیگر فقط شرح را انتخاب می کند بدیهی است بعد از انتخاب امکان تغییر این شرح ها وجود خواهد داشت برای مثال در فرم مدیا از این امکان استفاده می شود.
- جستجوی ساده ، امکان جستجوی ساده در نرم افزار درسطح همه فیلدهای موجود در لیست .
- جستجوی کامل و پیشرفته ، امکان جستجوی کامل و پیشرفته با حالت های مختلف به تفکیک فیلدهای مختلف موجود در لیست .
- امکان ارسال لیست ها به اکسل .
سؤالات متداول
این نرم‌افزار برای چه نوع بایگانی مناسب است؟
برای سامان‌دهی مستندات و مدیای واحدهای سازمان، تعریف درختواره و کنترل دسترسی کاربران طراحی شده است. اگر نیاز اصلی شما نسخه‌بندی و تأیید مدارک مهندسی پروژه است، صفحه EDMS را هم ببینید.
امکان انتقال اطلاعات قبلی وجود دارد؟
برای بررسی نحوه ورود اطلاعات قبلی، نوع فایل‌ها، حجم اطلاعات و ساختار بایگانی فعلی را در زمان درخواست دمو مطرح کنید؛ روش مناسب پس از بررسی این موارد مشخص می‌شود.
نحوه استقرار، آموزش و پشتیبانی چگونه است؟
برای دریافت جزئیات متناسب با سازمانتان، با راهکار آرتین تماس بگیرید. در زمان معرفی محصول می‌توانید نیازهای فنی، تعداد کاربران و شرایط آموزش و پشتیبانی موردنیازتان را مطرح کنید.
نیاز بایگانی سازمانتان را با ما مطرح کنید
برای آشنایی با امکانات مرتبط با نیازتان و هماهنگی نمایش نرم‌افزار، با ما تماس بگیرید.
راهکار آرتین · مدیریت اسناد سازمانی